Management Information System atau
Sistem Informasi Manajemen adalah sistem perencanaan bagian dari
pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia,
dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk
memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu
strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem
informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi
lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara
akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok
metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan
terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung
keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.
Management Information System atau
Sistem Informasi Manajemen merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang
sejak tahun 1960an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum
SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang
digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan
keputusan sebuah organisasi. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya
seperti: “Sistem Informasi”, “Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem
Informasi dan Pengambil Keputusan”. SIM menggambarkan suatu unit atau
badan yang khusus bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya
menjadi informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai
prinsip sistem. Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita yang
tersebar dalam berbagai bentuknya dikumpulkan, disimpan serta diolah dan
diproses oleh satu badan yang kemudian dirumuskan menjadi suatu
informasi.
Baskerville
dan Myers berargumentasi bahwa SIM sudah saatnya menjadi sebuah
disiplin ilmu secara mandiri. Davis menawarkan konsensus, bahwa
setidaknya terdapat lima aspek yang dapat dikategorikan sebagai ciri
khusus bidang SIM :
- Proses Manajemen, seperti perencanaan strategis, pengelolaan fungsi sistem informasi, dan seterusnya.
- Proses Pengembangan, seperti manajemen proyek pengembangan sistem, dan seterusnya.
- Konsep Pengembangan, seperti konsep sosio-teknikal, konsep kualitas, dan seterusnya.
- Representasi, seperti sistem basis data, pengkodean program, dan seterusnya.
- Sistem Aplikasi, seperti Knowledge Management, Executive System, dan seterusnya.
Sebagai dasar pengetahuan, Informasi adalah kumpulan dari data-data yang
diolah sehingga menjadi sesuatu yang berarti dan bermanfaat. Sedang
data adalah fakta-fakta, angka-angka atau statistik-statistik yang dari
padanya dapat menghasilkan kesimpulan. Kedepannya informasi -informasi
yang terkumpul dapat diolah menjadi sebuah pengetahuan baru.
Data - Informasi - Pengetahuan
Sistem
Informasi Manajemen kini tidak lagi berkembang dalam bidang usaha saja,
tapi sudah digunakan dalam berbagai bidang, dari mulai pendidikan,
kedokteran, indistri, dan masih banyak lagi. Ini menandakan bahwa
Informasi yang akurat dan cepat dibutuhkan di berbagai bidang.
Ada
banyak teknologi yang mendukung SIM baik secara online atau offline.
Tapi dasar dari aplikasi yang digunakan pada Sistiem Informasi Manajemen
adalah aplikasi database. sistem ini harus mampu mengolah data yang
dikumpulkan pada database menjadi sebuah produk informasi yang
dibutuhkan penggunanya. Sistem ini juga harus bisa membagi informasi
yang diproduksinya menjadi beberapa tingkatan, sehingga setiap tingkatan
hanya mendapatkan informasi yang mereka butuhkan.
Pada
sebuah Instansi, manajemen selalu terlibat dalam serangkaian proses
manajerial, yang pada intinya berkisar pada penentuan: tujuan dan
sasaran, perumusan strategi, perencanaan, penentuan program kerja,
pengorganisasian, penggerakan sumber daya manusia, pemantauan kegiatan
operasional, pengawasan, penilaian, serta penciptaan dan penggunaan
sistem umpan balik. Masing-masing tahap dalam proses tersebut pasti
memerlukan berbagai jenis informasi dalam pelaksanaannya.
Penentuan Tujuan dan Sasaran
Dapat
dinyatakan secara aksiomatis bahwa suatu organisasi dibentuk dan
dikelola untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Dalam rangka penentuan juga pencapaian tujuan tersebut maka dibutuhkan
informasi-informasi yang dapat memberikan gambaran kasar atau global
tentang kecenderungan-kecenderungan yang mungkin terjadi, baik secara
internal organisasi itu sendiri maupun pada lingkungan di mana
organisasi bergerak. Informasi-informasi yang dibutuhkan tersebut secara
eksternal dapat mencakup bidang politik, keamanan, ekonomi, sosial
budaya, serta arah perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Secara
internal informasi yang diperlukan adalah tentang produk yang akan
dihasilkan dikaitkan dengan kemampuan organisasi dalam penyediaan dan
penguasaan berbagai sarana, prasarana, dana dan sumber daya manusia.
Perumusan Strategi
Keseluruhan
upaya pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasi memerlukan
strategi yang mantap dan jelas. Salah satu instrumen ilmiah yang umum
digunakan dalam penentuan strategi organisasi ialah analisis SWOT, yaitu
Strengths (Kekuatan), Weakness (Kelemahan), Opportunities (Peluang),
dan Threats (Ancaman). Agar analisis SWOT benar-benar ampuh sebagai
instrumen pembantu dalam penentuan dan pelaksanaan strategi organisasi,
diperlukan informasi menngenai kekuatan, kelemahan, peluang serta
ancaman yang mungkin dihadapi oleh organisasi tersebut.
Perencanaan
Strategi
yang telah dirumuskan dan ditetapkan memerlukan penjabaran melalui
penelenggaraan fungsi perencanaan. Karena perencanaan merupakan salah
satu hal yang penting dalam organisasi, perlu diketahui secepat mungkin
berbagai resiko dan faktor-faktor yang dapat menjadi penyebab kegagalan
pelaksanaan tujuan dan strategi organisasi. Informasi-informasi yang
dibutuhkan dalam proses perencanaan adalah 5 W 1 H, yaitu what(apa),
when(kapan), where(di mana), who(siapa), why(mengapa), dan
how(bagaimana).
Penyusunan Program Kerja
Penyusunan
program kerja merupakan rincian sistematis dari rencana kerja jangka
waktu menengah. Keenam pertanyaan di atas harus terjawab dalam
penyusunan program kerja dimana ia harus bersifat kuantitatif,
menyatakan secara jela dan konkrit hasil yang diharapkan, standar
kinerja jelas, mutu hasil pekerjaan ditetapkan secara pasti, dan program
kerja disusun sedemikian rincinya sehingga dapat dijadikan pedoman
dalam penyelenggaraan kegiatan operasional.
Pengorganisasian
Organisasi
dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang terikat secara formal
dan hirarkis serta bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu yang
telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi dapat menjadi wadah dimana
sekelompok orang bergabung dan menempati wilayah-wilayah tertentu untuk
melakukan berbagai kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya. Organisasi
dapat pula menjadi tempat berinteraksi antar anggota organisasi tersebut
maupun dengan anggota organisasi lainnya.
Tolak
ukur keberhasilan suatu organisasi tidak dilihat secara inkremental
dari apa yang dicapai oleh masing-masing satuan kerja melainkan dari
sudut pandang yang bersifat holistik dalam arti keberhasilan organisasi
secara keseluruhan.Penyelesaian tugas yang menjadi tanggung jawab
fungsional satuan kerja tertentu memerlukan interaksi, interdependensi
dan interrelasi dengan semua satuan kerja lainnya. Dan tentunya proses
seperti ini memerlukan suatu sistem informasi yang baik.
Penggerakan SDM
Penggerakan
Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan fungsi yang teramat penting dalam
manajemen sekaligus paling sulit.Penggerakan SDM yang tepat dan efektif
memerlukan informasi yang handal. Misalnya, informasi tentang
klasifikasi jabatan, informasi tentang uraian dan analisis
pekerjaan,informasi tentang standar mutu yang diterapkan dalam
manajemen, dan berbagai informasi lainnya yang memungkinkan satuan kerja
yang mengelola SDM dalam organisasi menyelenggarakan berbagai fungsinya
dengan baik.
Penyelenggaraan Kegiatan Operasional
Penyelenggaraan
kegiatan operasional merupakan bagian yang sangat penting dari
keseluruhan proses manajerial dan bahkan merupakan tes apakah sebuah
organisasi berjalan di atas “rel” yang benar atau tidak. Hal ini
dikarenakan manajemen bersifat situasional dimana penerapan
prinsip-prinsip manajemen harus diterapkan secara universal dengan
memperhitungkan faktor situasi, kondisi, ruang dan waktu.Manajemen juga
berorientasi pada hasil optimal dari segi produk, efisiensi dan
efektivitas kerja.Sehingga penyelenggaraan kegiatan operasional yang
baik dan tepat hanya akan terwujud bila didukung dengan berbagai
informasi yang tepat pula.
Pengawasan
Pengawasandiperlukan
atas pertimbangan bahwa penyelenggaraan seluruh kegiatan operasional
memungkinkan terjadi kesalahan yang berarti dapat berakibat pada tidak
terwujudnya tingkat efisiensi, efektivitas dan produktivitas yang
diharapkan. Oleh karena itu, kegiatan pengawasan jelas memerlukan
sekaligus menghasilkan informasi tentang penyelenggaraan berbagai
kegiatan operasionalyang sedang terjadi.
Penilaian
Seperti
halnya dalam pengawasan, informasi dalam proses penilaian juga sangat
dibutuhkan. Informasi ini dapat diperoleh melalau berbagai wawancara,
penyebaran kuesioner kepada pihak-pihak lain yang dianggap mengetahui
pengetahuan mendalam tentang seluruh proses manajerial, dan
teknik-teknik lainnya yang dipandang perlu dan tepat digunakan.
Sistem Umpan Balik
Semua
informasi yang diperoleh—terutama dari hasil penilaian—diumpanbalikkan
kepada berbagai pihak yang berkaitan dengan manajerial organisasi,
termasuk kepada para pemodal, pemilik saham, manajemen puncak, para
pimpinan satuan usaha, dan lainnya. Hal ini penting dilakukan supaya
manajerial organisasi yang bersangkutan tetap menghasilkan efektivitas,
efisiensi serta produktivitas yang tinggi sehingga tujuan awal
organisasi dapat terwujud secara maksimal.
Penjelasan
di atas membuktikan bahwa informasi sangat dibutuhkan dalam
pengembangan suatu organisasi. Untuk membangun informasi yang handal
dibutuhkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang mampu menampung dan
mengolah data serta menghasilkan informasi yang tepat dan akurat setiap
saat. Tanpa dukungan SIM yang tangguh, maka akan sulit organisasi yang
baik akan terwujud, karena SIM menolong lembaga-lembaga bidang apapun
dalam mengintegrasikan data, mempercepat dan mensistematisasikan
pengolahan data, meningkatkan kualitas informasi, mendorong terciptanya
layanan-layanan baru, meningkatkan kontrol, meng-otomatisasi-kan
sebagian pekerjaan rutin, menyederhanakan alur registrasi atau proses
keuangan, dan lain sebagainya.
Tujuan Umum
Menyediakan
informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa,
produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.Menyediakan informasi
yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan
perbaikan berkelanjutan.Menyediakan informasi untuk pengambilan
keputusan.
Ketiga
tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu
memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana
cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu
mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan
mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dan dipergunakan
dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan
pengambilan keputusan).
Proses Manajemen
Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
- Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
- Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
- Pengambilan Keputusan, proses pemilihan di antara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
Menurut Francisco Proses Manajemen adalah suatu proses Penukaran terhadap nilai dan jasa
0 komentar:
Posting Komentar